Organiser une réception privée peut constituer un vrai défi. Il faudra trouver les meilleurs services pour l’occasion, choisir les menus et gérer les imprévus. Pour vous guider dans cette tâche difficile, nous vous présentons quelques idées qui vous aideront à réussir votre réception privée. Découvrez comment choisir le lieu idéal, préparer l’événement, mettre en valeur votre entreprise et créer une ambiance chaleureuse. 

Choisissez le lieu de votre réception privée 

L’un des aspects essentiels de l’organisation d’une réception privée est le choix du lieu. Il doit correspondre à l’image de votre entreprise et créer une ambiance qui reflète votre identité. Si vous avez une boutique de couture, par exemple, vous pourriez opter pour un salon de thé ou même un bar lounge. 

Louer une salle à l’hotel Vander Valk constitue également une excellente idée pour offrir un cadre décontracté à vos invités. Dans ce cas, privilégiez des espaces plus intimes, loin des salons et des parties communes. Assurez-vous également que le lieu dispose des équipements nécessaires comme des micros et des téléphones portables, si nécessaire.

Bien choisir les convives 

Une réception privée doit être minutieusement préparée. Pour commencer, il faut choisir les convives avec attention. Sélectionnez soigneusement les personnes qui sont les plus importantes pour vous ou qui ont un lien fort avec votre événement. 

Si vous êtes une entreprise, invitez vos clients importants et partenaires stratégiques. Si vous organisez une réception privée en famille, conviez vos proches et les personnes qui vous sont chères. N’oubliez pas que l’objectif est de créer une atmosphère chaleureuse et de favoriser les échanges. 

Décidez de la date 

La date de votre réception privée est également un élément auquel il faut prêter une grande attention. Définissez-la au moins deux semaines avant l’événement que vous souhaitez célébrer. Cela vous laissera suffisamment de temps pour organiser les détails et éviter les imprévus de dernière minute. Si vous avez besoin de plus de temps, demandez à votre traiteur de proposer des menus préétablis à prix réduit, ce qui facilitera l’organisation.

Contactez les organisateurs

Pour trouver les organisateurs privés les plus compétents, n’hésitez pas à contacter votre département des relations publiques. Ils pourront vous fournir un large choix de prestataires et vous permettront de mieux programmer votre budget. 

Renseignez-vous également sur les possibilités de réservation d’une salle ou d’une table à l’avance en effectuant un dépôt ou en envoyant un courriel à l’adresse indiquée. Si vous envisagez d’organiser la réception dans un hôtel, renseignez-vous directement auprès de l’établissement au moment de la réservation. 

Assurez-vous que tout est prêt 

Avant le jour de la réception privée, assurez-vous que tout est en place pour accueillir vos invités. Évitez les désorganisations qui pourraient nuire à l’expérience de vos convives. Vérifiez que la décoration est terminée, que les équipements fonctionnent correctement, et que le personnel est prêt à assurer un service de qualité. 

Pour garantir l’ordre et la sécurité durant la réception, établissez quelques règles fonctionnelles claires. Assurez-vous qu’il y ait une bonne circulation pour éviter les encombrements et les bagarres. Veillez à ce que les toilettes et la nourriture soient facilement accessibles pour le confort de vos invités.